สัญลักษณ์ในการวาดแผนภาพ

 ขั้นตอนการดำเนินงาน(Process) เป็นงานที่ดำเนินการตอบสนองข้อมูลที่รับเข้า หรือการดำเนินการตอบสนองต่อเงื่อนไขสภาวะใดๆ ที่เกิดขึ้น ไม่ว่าขั้นตอนการดำเนินงานนั้นจะกระทำโดยบุคคล หน่วยงาน หุ่นยนต์ เครื่องจักร หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ต่างๆ

แหล่งจัดเก็บข้อมูล(Data store) เป็นแหล่งเก็บและบันทึกข้อมูล เปรียบเสมือนคลังข้อมูล(เทียบเท่ากับไฟล์ข้อมูล และฐานข้อมูล) โดยอธิบายรายละเอียดและคุณสมบัติเฉพาะของสิ่งที่ต้องการเก็บหรือบันทึก สัญลักษณ์ที่ใช้อธิบายคือ สี่เหลี่ยมเปิดหนึ่งข้าง แบ่งออกเป็น2ส่วน คือ ส่วนที่1 ทางด้านซ้าย ใช้แสดงรหัสของ data storeโดยอาจจะเป็นหมายเลขลำดับหรือตัวอักษรก็ได้ เช่น D1 D2 เป็นต้น สำหรับส่วนที่2 ทางด้านขวา ใช้แสดงชื่อ data store หรือชื่อไฟล์

ตัวแทนข้อมูล(external agents) หมายถึง บุคคล หน่วยงานในองค์กร องค์กรอื่นๆหรือระบบงานอื่นๆ ที่อยู่ภายนอกขอบเขตระบบ แต่มีความสัมพันธ์กับระบบ โดยมีการส่งข้อความเข้าสู่ระบบเพื่อดำเนินงาน และรับข้อมูลที่ผ่านการดำเนินงานเรียบร้อยแล้วจากระบบ สัญลักษณ์ที่ใช้อธิบาย คือ สี่เหลี่ยมจัตุรัสหรือสี่เหลี่ยมผืนผ้า ภายในจะต้องแสดงชื่อตัวแทนข้อมูล โดยสามารถทำซ้ำได้ด้วยการใช้เครื่องหมาย\ (back slash) ตรงมุมล่างซ้าย

 เส้นทางการไหลของข้อมูล(data flow)เป็นการสื่อสารระหว่างขั้นตอนการทำงานต่างๆและสภาพแวดล้อมภายนอกและภายในระบบ โดยแสดงถึงข้อมูลที่นำเข้าและส่งออกไปในแต่ละขั้นตอน ใช้ในการแสดงการบันทึกข้อมูล การลบข้อมูล และการแก้ไขข้อมูลต่างๆ สัญลักษณ์ที่ใช้อธิบายเส้นทางการไหลของข้อมูล คือ เส้นตรงที่ประกอบด้วยหัวลูกศร เพื่อบอกทิศทาง การเดินทางและการไหลของข้อมูล

 

                                         แผนภาพบริบท(context diagram)

เป็นแผนภาพกระแสข้อมูลระดับบนสุดที่แสดงภาพรวมทั้งหมดของระบบที่มีความสัมพันธ์กับสภาพแวดล้อมภายนอกระบบ ซึ่งประกอบด้วย กระบวนการเพียงกระบวนการเดียว นั่นคือ ระบบการศึกษา บุคคล ระบบภายนอก และการเคลื่อนที่ของข้อมูลจากภายนอกระบบสู่ระบบ